Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Сверить большой объем документов может занять довольно много времени, однако программа для сравнения документов значительно упрощает данную задачу, сокращая время, затрачиваемое на сравнение документов вручную.

Внедрение функционала сравнения документов в имеющуюся корпоративную систему, позволяет сотрудникам сохранять привычные инструменты работы, а значит не нужно тратить время на дополнительное обучение.

Если речь идет о различных типах документов (договоры, акты, прайс-листы и т.д.), представленных в разных форматах (doc, rtf, txt, jpg и т.д.), то не стоит переживать - некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать почти все из них.

Перед покупкой программы для обработки информационных систем стоит обратиться только к проверенным компаниям с успехами в этой области.

Сравнение документов через автоматизированные программные средства значительно ускоряет процесс и позволяет сократить процент ошибок, которые нередко делает человеческий фактор. Эти процессы могут значительно затягивать обработку и ввод данных, что в конечном итоге приводит к финансовым потерям.

ABBYY, один из ведущих разработчиков решений в области интеллектуального управления информацией, предоставляет технологию сравнения документов, которая значительно улучшает эффективность работы бизнеса.

Сравнение документов на базе искусственного интеллекта

У сотрудников офиса регулярно возникает необходимость проводить сравнение различных документов. Как показало исследование компании ABBYY, 19% работников занимаются этой задачей систематически, а 40% - время от времени. Чаще всего потребность в сравнении версий документов возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, бухгалтерии, персонала, секретарей и администраторов.

Не только новые и старые версии документов требуют сверки, но и данные в различных форматах. В результате исследования было обнаружено, что наиболее часто сравнивают:

• бумажный документ с электронной копией (78%);
• разные версии документов в текстовом формате (61%);
• документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• электронный документ со скан-изображением (37%).

Обычный договор, состоящий из нескольких страниц, сравнивать построчно вручную занимает не только много времени, но и требует от сотрудников максимальной концентрации. Даже внимательный работник не застрахован от ошибок, которые могут оказаться катастрофическими для бизнеса. Сжатые сроки обработки документов обостряют ситуацию: напряженный режим работы и нехватка времени не оставляют шансов на выявление несоответствий.

Цена ошибки

К примеру, история сотрудников одного большого банка России в 2013 году ярко демонстрирует последствия невнимательности при сравнении документов. Получив кредит, заемщик самостоятельно изменил договор, полностью привил его в свою пользу (обнулив процентные ставки и прочее). Сотрудники финансовой организации оказались внимательными недостаточно и подписали не правильную версию. В результате заемщик через суд потребовал от банка выплаты компенсации в размере 24 миллионов рублей.

Решение проблемы

Внедрение автоматизированных систем обработки документов на данный момент является единственным решением этой проблемы. С их помощью можно решить сразу несколько задач:

• проводить сравнение документов в кратчайшие сроки;
• повысить качество обработки, выявить несоответствия с большой точностью и минимизировать ошибки;
• ускорить обслуживание клиентов и повысить лояльность.

Какие средства обработки документов доступны для офисных сотрудников? Есть несколько вариантов.

Сравнение текстовых документов может быть осуществлено с помощью встроенных инструментов MS Office. В новых версиях Word для этого достаточно воспользоваться кнопкой "Сравнение" в меню вкладки «Рецензирование». (Excel позволяет отследить изменения каждой ячейки в процессе работы, что немного неудобно.)

MS Word не только определяет "смысловые" изменения (добавление / удаление текста и прочее), но и выявляет мельчайшие детали форматирования, которые не имеют никакого отношения к содержанию и редко представляют интерес. В результате сравнения двух документов программа выдает простой список правок, их необходимо отмечать вручную. Эта проверка немногим менее трудоемка и занимает много времени, чем обычная вычитка, и MS Office не позволяет сравнивать документы разных форматов (бумажные, PDF-файлы, скан-изображения и т.д.).

В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, разработанные компанией ABBYY. Речь идет об инструментарии ScanDifFinder SDK. Это комплексное решение, основанное на технологии оптического распознавания символов (OCR), позволяет мгновенно находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

С помощью ScanDifFinder SDK можно сравнивать бумажный документ с цифровой копией или выявлять несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими как:

• .doc (.docx);
• .xls (.xlsx);
• .odt (.ods, .odp);
• .rtf;
• .txt;
• .html;
• .pdf;
• .jpg;
• .png;
• .gif;
• .bmp.

Метод ScanDifFinder SDK обнаруживает только значимые изменения (добавление, удаление или редактирование текста, числовых данных) и игнорирует форматирование. Сравниваемые документы удобно просматривать: их можно расположить в окне программы по горизонтали или по вертикали. Найденные различия отображаются на отдельной панели и при перемещении подсвечиваются в обоих документах синхронно.

ScanDifFinder SDK для оптимизации бизнес-процессов в компаниях

ABBYY предлагает инструментарий ScanDifFinder SDK, который позволяет интегрировать технологии обработки документов в информационные системы. Многие компании уже оценили преимущества этого решения, оптимизирующего бизнес-процессы. Рассмотрим, как две компании - «Базэл Аэро» и «Логика бизнеса» - применяют технологию сравнения документов на практике.

Кейс №1

«Базэл Аэро», входящая в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент», управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия еженедельно обрабатывает более 80 договоров. Для избежания ошибок, которые могут привести к серьезным финансовым рискам, каждую бумажную копию документа сотрудники сверяют с электронным образцом. Этот процесс занимает много времени и требует повышенного внимания. Чтобы оптимизировать сверку договоров, руководство компании принимает решение внедрить технологию автоматизированной обработки документов.

Директор по информационным технологиям А. Колесников отмечает, что главной задачей было найти решение, которое бы полностью автоматизировало сверку бумажных договоров с электронными версиями. Поскольку сотрудники юридической службы привыкли работать в 1С, была важна возможность интеграции технологии в эту систему.

ABBYY ScanDifFinder SDK был выбран компанией «Базэл Аэро» благодаря возможности интеграции с системой «1С: Документооборот». Сотрудники юридической службы используют браузер и не требуется дополнительное ПО. Программа автоматически распознает скан-копии бумажных договоров и быстро находит несоответствия с текстом утвержденной версии. Результат сохраняется в базе данных.

Внедрение ScanDifFinder SDK позволило сотрудникам юридической службы «Базэл Аэро» эффективнее использовать свое время и снизило риск подписания некорректной версии.

Кейс №2

«Логика бизнеса» - российский разработчик программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создатель «Логики СЭД», являющейся лидером ECM-решений. В конце 2016 года «Логика бизнеса» в сотрудничестве с ABBYY начала разработку нового продукта - «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД».

Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех поддерживаемых форматах.

Пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и использует инструмент сравнения документов: загружает оригинал и копию скан-образа, выбирает язык и настройки. Результат содержит список найденных различий с указанием страниц и позволяет быстро перейти к нужному месту документа. Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления.

ABBYY ScanDifFinder SDK помогает экономить время и снижать риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, предоставляя компаниям удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com